Recursos
São os serviços disponíveis no Callbox. O Callbox é completo e não possui módulos extras, apresentamos de forma separada, os recursos, como Administrativo os recursos de uma central PABX e Callcenter os recursos que são diretamente associados a esse serviço, porém você pode misturar os recursos administrativos com os recursos de callcenter para trabalhar da maneira que melhor atender o seu negócio.
Administrativo
Gravador de Chamadas
Este recurso é um grande aliado do usuário, da empresa e dos clientes, pois ele mantém o registro em áudio das conversas telefônicas que ficam armazenadas no disco rígido do Callbox. Essas gravações podem ser configuradas para todos os usuários ou apenas para usuários específicos.
Mensagem Unificada
A mensagem deixada no seu Correio de Voz, será encaminhada para o seu e-mail com as informações de quem ligou, a que horas e com o áudio em anexo para ser ouvido diretamente no seu computador sem a necessidade de digitar códigos no telefone, apesar de existir também esta opção (ver guia de bolso).
Bilhetagem
Trata-se de um relatório geral de todas as ligações de entrada, saída ou internas do Callbox. Inclusive na Bilhetagem é que se encontra também o nosso gravador de chamadas, pois por esse relatório é a forma mais simples e intuitiva de pesquisas.
Tarifador
Igualmente à bilhetagem este relatório armazena todas as ligações feitas do sistema, porém apenas as ligações externas de entrada e de saída, incluindo o preço das chamadas, onde podemos filtrar as pesquisas, por números de origem, destino, centros de custos, entre outros.
Seleção Automática de Rotas
A Seleção Automática de Rotas facilita na utilização dos recursos de discagens, pois diferente dos demais PABX(s) do mercado, que necessitam a discagem de um código para acessar uma rota e obter uma linha, o Callbox permite que o administrador do sistema crie as rotas baseadas em numerações, onde a decisão de qual linha utilizar e por qual caminho sair, fica a cargo da empresa e não do usuário, possibilitando assim, valores significativos na redução de custos.
Pré-Atendimentos
O Pré-Atendimento é também conhecido como URA (Unidade de Resposta Audível) e trata-se de uma mensagem digital pré-gravada que anuncia o menu de acesso às opções da empresa. Ele faz o primeiro atendimento e transfere a chamada para os ramais ou grupos especificados.
Suporte a DDR SIP
DDR significa Discagem Direta para Ramal. Este recurso é contratado na operadora de telefonia de sua preferência. Esta operadora fornecerá uma gama de números que servirão como linhas diretas, onde o chamador digitará um número telefônico que será conectado diretamente com o dono do ramal.
Grupos de Callcenter
Os grupos de Callcenter permitem total autonomia para configuração do seu atendimento com armazenamento de estatísticas, gestão de agentes, de filas e músicas na espera. No Callbox é possível configurar ações de interatividade dentro da Fila de Espera, dando opções para o chamador mudar de rota, ser atendido por outros departamentos ou até mesmo deixar uma mensagem em uma caixa postal.
Agentes Dinâmicos
O recurso de Agentes Dinâmicos permite total mobilidade para o Callcenter, pois independente do ramal que o atendente fará o seu trabalho, ao digitar o seu “código” e “senha” terá todos os registros do seu trabalho disponíveis para relatórios estatísticos.
Grupos Administrativos
O Grupo Administrativo é um DAC (Distribuidor Automático de Chamadas) para aprimorar a colaboração no atendimento dentro de departamentos específicos. Os ramais alocados nesses grupos podem pertencem a outros grupos também, você pode optar pela distribuição Paralela, Cíclica ou Sequencial.
Grupos de Recepcionistas
Hoje em dia as empresas funcionam indiferente de sua posição geográfica e para as empresas que possui filiais, sites, fábricas, distribuições, etc, espalhadas pelo Brasil ou pelo mundo, não precisa mais ter telefonistas em cada ponto. Basta criar um grupo de recepcionistas e atender à todo o grupo ou conglomerado de empresas, otimizando custos com mão de obra.
Relatórios
No Callbox, temos disponível nove (09) tipos de relatórios, sem contar as listagens espalhadas por todo o sistema. Os relatórios que temos são: Bilhetagem com Gravador, Grupos Administrativos, Grupos de Callcenter, Agentes, Discador, Pesquisa de satisfação, Pré Atendimentos, Smartdial e Tarifador.
Áudios
Diretório gerador áudios para ser utilizado em qualquer parte do sistema. Ou seja, em URAs, Grupos de Buscas, etc.
Para gravar um áudio no Callbox, você pode optar em fazer o upload de arquivo já gravado, pode gravar a partir de um ramal ou até mesmo por TTS (text to speech) em Português, Inglês ou Espanhol, nas vozes masculina e feminina.
Pré-atendimento ou URA
A URA (Unidade de Resposta Audível) no Callbox é configurada, assim como todos os outros, também de forma muito intuitiva. Basta gravar o áudio, criar as opções e apontar para os destinos e pronto! Pode ser integrado com bancos de dados para pesquisas de saldo, status, etc.
Correio de Voz
O correio de voz do Callbox, não possui limite de canais simultâneos nem de ramais, logo todos podem utilizá-lo.
As mensagens deixadas para você, serão enviadas ao seu e-mail com informações de data e hora, número de origem e com o áudio em anexo para escuta.
Entradas Autenticadas
Apesar do Callbox ser integrável com qualquer plataforma, criamos alguns recursos que permitem a utilização de recursos avançados sem integração alguma. Este recurso, permite o cadastro de uma senha de 4 dígitos para autorizar que a chamada entre na empresa, muito utilizado para atendimentos cobrados ou plantões técnicos.
Entradas Personalizadas
Outro recurso avançado, que em outros sistemas só é possível integrando com sistemas de CRM ou ERP, é a Entrada Personalizada que reconhece o cliente ou o chamador e o atende de forma diferenciada. Para isso, basta cadastrar o número de telefone, que será reconhecido no momento da chamada e encaminhado ao destino escolhido no Callbox.
Discagem Abreviada
Recurso que permite criar planos resumidos de discagem permitindo completar qualquer tipo de chamada por uma “máscara”, ou seja, ao invés de divulgarmos o telefone de um cliente, podemos ligar pelo número de contrato. Neste caso, no cadastro da discagem abreviada, criamos a máscara 3455 para um número de telefone 11 2222-1000, por exemplo.
Grupos de Captura
Recurso existente nos PABX mais antigos, porém não poderia ficar de fora do Callbox, mesmo porque é útil. Esse recurso permite que ramais cadastrados no mesmo grupo, capturem as chamadas entre si, evitando que se levante da mesa ou que se tente descobrir qual ramal está tocando no momento de atender.
Grupos de Escuta
Como o sistema possui o gravador que pode ou não gravar a todos os ramais, criamos esse recurso para selecionarmos quem pode e quem não pode ouvir certos áudios. Trata-se da criação de uma hierarquia para acesso aos áudios.
Grupos de Intercalação
Igualmente aos grupos de escuta, a Intercalação (recurso que permite escuta em tempo real), também deve ser parametrizada uma hierarquia de quem pode intercalar quem e é aqui que montamos essa regra.
Música de Espera
Basta montar o diretório ou os diretórios de música e pronto.
Para melhorar, no Callbox cada ramal, grupo, pode ter sua música de espera exclusiva. Portanto, aproveite para divulgar seus produtos e serviços nos canais disponíveis.
Centro de Custos
Recurso para parametrizarmos tudo o que envolve custos, ou seja, tarifas para alimentar o tarifador, os ramais que pertencem a seus departamentos (centros de custos), tarifação reversa para 0800 e “número único nacional”, configuração de franquias com as operadoras, entre outros.
A franquia é parametrizada para transbordo automático. Veja em Planos de Discagem.
Planos de Discagem
O plano de discagem do Callbox é de altíssimo nível. Nele você pode parametrizar transbordos automáticos em caso de falha de operadora (redundância), pode ativar o Smart Dial (consulta à portabilidade), ativar uso de franquias com operadoras de forma automática e ainda ativar e desativar com agendamento rotas e operadoras problemáticas ou por simples acordo.
Categorias
Atribui aos ramais as permissões no sistema, logo, o que cada ramal pode ou não efetuar no Callbox. Tipos de chamadas, Internacional, LDN, Local Fixo ou o tipo que for criado, bem como, as facilidades permitidas, sendo elas: captura de chamadas, intercalação, etc. E tudo isso de forma dinâmica e que passa a funcionar no momento da alteração.
Planos de Horários
Em qualquer lugar do software, você pode criar uma decisão com base em data e hora. Basta apontar para o Plano de Horários, criar as regras e o sistema vai operar da forma configurada, “exato como um relógio”.
Callback
Como um item importante de redução de custos, temos o callback que reconhece o número de quem está ligando, não atende e retorna por uma rota mais barata.
Perfeito para logísticas ou empresas que possuem trabalhadores na rua que precisam ligar para a empresa sem custos. Também atende para substituir ou complementar um serviço de 0800 baixando os custos.
Listas de Bloqueios e Permissões
Listagem que permite bloquear números para saída de ligações. Mesmo que um ramal disque para um número bloqueado, a chamada não será completada. Recurso muito utilizado para empresas de telemarketing e não podem fazer chamadas para a lista de números do PROCON.
Salas de Conferência
Para cada ramal do Callbox tem uma sala de conferência. Logo, cada usuário pode gerenciar a sua própria sala para suas reuniões, sem depender de agendamentos ou reservas, pois a sala é dele exclusivamente.
Pode-se criar uma sala pública ou privada, com gravação ou não, com saudação ou não.
Te Ligou
O Te Ligou é sua secretária particular, em resumo, quando alguém ligar no seu ramal e você não puder atender, o Callbox enviará um e-mail automático imediatamente a você com os dados de quem tentou te chamar.
Contatos
Em Contatos você poderá adicionar os telefones em uma lista que será usada para identificar os números das ligações de entrada nos relatórios, telas de monitoramento e demais áreas de sistema.
Callcenter
Filas de Callcenter
As filas são o que definem o atendimento do seu callcenter. Neste recurso, alocamos os agentes por prioridade de atendimento, informamos o cliente a previsão de tempo para atendimento, posição que ele se encontra na fila, definimos as regras de distribuição e ainda informamos ao agente o que o cliente digitou na URA ou qual caminho ele fez para chegar até aqui.
Pesquisa de Satisfação
Não precisa avisar o time que a pesquisa vai começar. Entre no Callbox, ative e pronto. Pesquisa rodando!
Única no mercado com configuração de feed back imediato, onde notas baixas são enviadas por e-mail ao gestor com o áudio, nome do agente e horário da chamada para tomadas de decisões rápidas e da melhor maneira.
Discador Automático
O discador permite que campanhas sejam criadas e disparadas as ligações para a carteira de clientes. Também é preparado para ser utilizado sem a necessidade de integrar com CRM ou ERP.
Ele pode ser selecionado para tocar primeiro no agente e depois no cliente e vice-versa, como você escolher. Pode ser agendado ou disparado com toque do botão.
Gravador de Chamadas Callcenter
No Callbox o gravador de chamadas não é apenas um módulo, pois ele está presente em qualquer relatório. Tem uma chamada? Então o áudio dela está ali. Ele pode gravar todos os ramais e agentes ou apenas os que forem definidos. Podem ser gravados todos os ramais, todos os troncos, todos os grupos e assim por diante.
Agentes de Callcenter
Os agentes são os atendentes. Eles são cadastrados pelo nome e podem trabalhar de qualquer ramal do Callbox. O sistema entende quem é e onde está cada um deles, apontando suas estatísticas em relatórios e monitoramentos.
Web Callback
Web Callback é o recurso que liga para o seu cliente sem custo para ele. Pode substituir um 0800 que é caro para qualquer empresa. O melhor disso é que qualquer um pode gerar um formulário no Callbox e depois basta publicar no site da empresa.
Painel do Agente
Cada agente tem o seu próprio painel para acompanhar as suas estatísticas, atender chamadas e interagir com as pausas de almoço, café, etc… O painel é 100% integrado com o número do agente e interage com o ramal. Permite também a qualificação de fichas e atendimento de protocolos.
Protocolo de Atendimento
O callcenter do Callbox possui, via integração, entrega de protocolo no atendimento e interação com o agente, o qual pode descrever o que foi acertado no atendimento para posterior consulta.
Monitor / Tela do Supervisor
O supervisor do callcenter tem acesso imediato e em tempo real, de qualquer lugar, aos grupos de seu controle. Por esse painel é possível movimentar agentes de um grupo para outro, escutar a conversa, interagir com a conversa sem que o cliente escute e acompanhar todas as estatísticas. Os POP UPs também surgem quando algum “tempo” pré configurado for extrapolado.
Monitor / Tela de Callcenter
A tela em tempo real, pode ficar em uma parede utilizando uma Smart TV ou um computador para que todos acompanhem o andamento do atendimento.
Ele apresenta, chamadas atendidas, chamadas abandonadas, quantidade de pessoas na fila, entre muitos outros dados. A interface é de simples visualização.
Lista Procon
Para evitar multa aos callcenteres de vendas, o Callbox permite fazer o cadastro dos números divulgados pelos Procons. Com isso bloqueamos de forma automática qualquer contato de venda que tente ser efetivado para um número cadastrado.
Consulta a Portabilidade
O Callbox é integrado ao serviço de consulta a portabilidade para tomadas de decisões automáticas de acordo com a identificação da operadora do destino.
Exemplo: Conecte um gateway GSM com chips da VIVO, CLARO e TIM e quando a chamada for para um cliente VIVO, o Callbox sai a chamada pela VIVO e assim sucessivamente. Economize!